Gastos deducibles para autónomos en estimación directa simplificada: la lista completa
Una de las ventajas de ser autónomo frente a un trabajador por cuenta ajena es que puedes deducir los gastos necesarios para desarrollar tu actividad antes de tributar. Eso reduce la base imponible y, por tanto, lo que pagas de IRPF.
Pero «gastos necesarios para la actividad» tiene una definición concreta en la normativa fiscal, y no todo lo que podría parecer deducible lo es. Esta guía recoge los gastos deducibles más habituales en estimación directa simplificada, con los matices que conviene conocer.
El principio general: necesidad, justificación y correlación
Para que un gasto sea deducible tiene que cumplir tres condiciones básicas:
Necesario para la actividad. Debe existir una relación directa entre el gasto y la generación de ingresos de la actividad. No basta con que sea útil; debe ser necesario en el contexto de lo que haces.
Justificado documentalmente. Necesitas factura completa con tus datos: NIF, nombre o razón social, descripción del bien o servicio, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA (que es el IVA soportado deducible en tu declaración trimestral, lo que puedes estimar con la calculadora de IVA trimestral). Un ticket de caja o un extracto bancario no son suficientes para deducir.
Registrado en la contabilidad. El gasto debe aparecer en el libro de gastos del ejercicio en que se deduce.
Si falta cualquiera de los tres requisitos, el gasto no es deducible, o al menos no es sostenible ante una inspección.
Gastos deducibles por categoría
Suministros del local afecto a la actividad
Si tienes un local dedicado exclusivamente a la actividad (un despacho, un taller, un local comercial), los suministros de ese local son deducibles al 100%: luz, agua, gas, internet, teléfono fijo.
Si trabajas desde casa, el porcentaje deducible de los suministros se calcula en función de la proporción del inmueble dedicada a la actividad, con un máximo del 30% de esa proporción. En la práctica, esto suele ser un porcentaje modesto de la factura total, pero es mejor aprovecharlo que no hacerlo.
Arrendamiento del local
Si alquilas el espacio donde desarrollas la actividad, el alquiler es deducible al 100%. Si el espacio es mixto (usas parte de tu vivienda), aplica el mismo criterio proporcional que los suministros.
Material de oficina y consumibles
Todo el material directamente relacionado con la actividad: papel, tinta, bolígrafos, archivadores, consumibles de impresora. Deducibles al 100% con factura.
Equipamiento informático y electrónico
Ordenadores, monitores, tablets, impresoras, discos duros externos. Si tienen un valor superior a 300 euros, se consideran bienes de inversión y se amortizan a lo largo del tiempo (generalmente entre 3 y 5 años para equipos informáticos) en lugar de deducirse íntegramente en el año de compra. Tienes el detalle, con tablas y excepciones, en la guía de amortización para autónomos.
Por debajo de 300 euros, puedes deducirlos directamente como gasto en el ejercicio.
Software y suscripciones digitales
Las suscripciones a herramientas que usas para la actividad son deducibles: software de diseño, herramientas de gestión de proyectos, almacenamiento en la nube, plataformas de comunicación. La condición es que estén relacionadas con la actividad y que tengas factura.
Servicios profesionales externos
Gestoría o asesoría fiscal, abogados, consultores, diseñadores, traductores. Todos los servicios profesionales contratados para la actividad son deducibles con factura.
Formación relacionada con la actividad
Cursos, libros, subscripciones a publicaciones técnicas o profesionales relacionadas directamente con tu sector. La conexión con la actividad debe ser clara y justificable.
Seguros relacionados con la actividad
El seguro de responsabilidad civil profesional es deducible al 100%. El seguro de salud tiene un tratamiento especial: puedes deducir hasta 500 euros anuales por el autónomo, otros 500 por el cónyuge, y 500 más por cada hijo menor de 25 años. Este límite lo fija el artículo 30.2.5ª de la Ley 35/2006 del IRPF, que lo eleva a 1.500 euros por cada persona con discapacidad.
Publicidad y marketing
Gastos de publicidad online, diseño de materiales promocionales, desarrollo web, presencia en ferias o eventos sectoriales. Deducibles con factura.
Gastos financieros
Los intereses de préstamos afectos a la actividad, las comisiones bancarias de la cuenta profesional. No las cuotas de amortización del préstamo (que son devolución de capital, no gasto), sino los intereses.
Cuotas de colegios profesionales y asociaciones sectoriales
Si perteneces a un colegio profesional o a una asociación del sector como parte de tu actividad, las cuotas son deducibles.
Los casos más controvertidos
El teléfono móvil
Si usas el teléfono tanto para la actividad como para uso personal (otra razón para separar bien lo personal de lo profesional), la Agencia Tributaria acepta una deducción parcial, pero no establece un porcentaje fijo. Lo más habitual y razonable es declarar el 50% si el uso está genuinamente repartido, o un porcentaje mayor si puedes justificar un uso predominantemente profesional.
Tener una línea exclusivamente profesional simplifica mucho este punto: esa línea es deducible al 100%.
El vehículo
Este es el gasto más conflictivo para los autónomos. La Agencia Tributaria es muy restrictiva con la deducción de vehículos, salvo en actividades donde el vehículo es el elemento central del trabajo (transporte, reparto, etc.).
Para la mayoría de los autónomos de servicios, la deducción de un vehículo de uso mixto es prácticamente inviable sin afrontar el riesgo de una regularización. Conviene consultar con un gestor antes de deducir cualquier gasto relacionado con un vehículo de uso mixto.
El ordenador de uso mixto
Similar al teléfono. Si el ordenador lo usan también otros miembros del hogar, la Agencia Tributaria puede cuestionar la deducción total. Tener un equipo dedicado exclusivamente a la actividad elimina ese problema.
La vivienda habitual
Si trabajas desde casa, la parte proporcional del alquiler correspondiente al espacio de trabajo es deducible, pero requiere que ese espacio esté declarado como afecto a la actividad en el modelo 036. Sin esa declaración previa, la deducción no tiene respaldo.
Lo que no es deducible
Gastos de manutención personal y familiar (excepto en circunstancias específicas), ropa de uso general (aunque sea «para el trabajo»), gastos de ocio sin conexión directa con la actividad, multas y sanciones, donaciones y liberalidades.
Los regalos a clientes son parcialmente deducibles hasta el 1% del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo, siempre que sirvan a la promoción de la actividad.
El valor de tener los gastos bien documentados
La diferencia entre un autónomo que lleva bien los gastos y uno que no puede ser significativa en términos de IRPF. Con 30.000 euros de ingresos y 8.000 euros de gastos correctamente documentados, la base imponible es 22.000 euros. Sin esos gastos, es 30.000. La diferencia en IRPF puede superar los 1.500 euros anuales. Para ver cómo afectan tus gastos deducibles al resultado de la renta, usa el simulador de IRPF.
No se trata de inventar gastos ni de llevar al límite interpretaciones cuestionables. Se trata de no olvidar los gastos que sí son deducibles por no tener la factura guardada o por no haberlos registrado a tiempo.
¿Cómo me ayuda Cuéntamo con esto?
El problema de los gastos deducibles casi nunca es saber cuáles lo son: es no perderlos por el camino. Con el módulo de autónomos de Cuéntamo cada gasto queda registrado con su tratamiento de IVA e IRPF y se vuelca automáticamente al libro de gastos de la Agencia Tributaria, con su importe fiscal, su tipo de IVA y el resto de datos en su sitio. Cuando llegue el trimestre, no tienes que reconstruir nada.
A cada gasto puedes asociarle el tercero (su NIF/CIF) y guardar el número de factura, que es justo lo que necesitas para que el gasto se sostenga ante una inspección. Y si recibes los movimientos del banco en un extracto, los importas y los clasificas de una vez en lugar de teclearlos uno a uno, que es cuando se olvidan los gastos pequeños.
Para ver cuánto te ahorras de verdad llevándolos bien, el simulador de IRPF te muestra cómo afectan tus gastos al resultado de la renta. Y si quieres entender mejor la otra cara, el IVA soportado deducible, lo explicamos en calcular el IVA trimestral sin gestoría.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible?
Tres: que sea necesario para la actividad, que esté justificado con factura completa a tu nombre y que esté registrado en el libro de gastos del ejercicio. Si falta cualquiera de los tres, el gasto no es deducible o no se sostiene ante una inspección.
¿Puedo deducir los suministros si trabajo desde casa?
Sí, pero parcialmente: el porcentaje deducible se calcula sobre la proporción del inmueble dedicada a la actividad, con un máximo del 30% de esa proporción. Además, ese espacio debe estar declarado como afecto a la actividad en el modelo 036.
¿Es deducible el teléfono móvil de uso mixto?
La Agencia Tributaria acepta una deducción parcial pero no fija un porcentaje. Lo más habitual es declarar el 50% si el uso está repartido, o más si justificas un uso predominantemente profesional. Una línea exclusivamente profesional es deducible al 100%.
¿Puedo deducir el coche como autónomo?
Es el gasto más conflictivo. La Agencia Tributaria es muy restrictiva, salvo en actividades donde el vehículo es el elemento central (transporte, reparto). Para la mayoría de autónomos de servicios la deducción de un coche de uso mixto es casi inviable: conviene consultar con un gestor antes.
¿Cómo se deduce un ordenador o equipo informático?
Si cuesta más de 300 euros se considera bien de inversión y se amortiza a lo largo del tiempo (en general entre 3 y 5 años para equipos informáticos). Por debajo de 300 euros puedes deducirlo directamente como gasto del ejercicio. Hay casos especiales, como la libertad de amortización por I+D, que permiten deducirlo entero aunque supere los 300 euros; pero ojo, solo si tu actividad califica de verdad como I+D según Hacienda (un criterio muy estricto, con requisitos formales). Lo detallamos en la guía de amortización para autónomos.
Datos correspondientes a 2026. El límite de deducción de las atenciones a clientes (1% de la cifra de negocios) está vigente desde 2015.
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