Etiquetas

Las etiquetas son una segunda forma de clasificar tus movimientos, paralela e independiente de las categorías. Mientras que cada movimiento tiene una sola categoría (Comida, Luz, Nómina…), un movimiento puede llevar varias etiquetas a la vez, o ninguna. Son una clasificación libre y transversal: sirven para agrupar cosas que cruzan varias categorías y varias cuentas.

La idea es marcar un corte transversal de tu contabilidad. Ejemplos típicos: un viaje a Roma (que incluye vuelos, hotel, comidas y ocio, cada uno de su categoría), una reforma del baño (materiales, mano de obra, muebles), un proyecto concreto, un centro de coste, o los gastos de un evento familiar. Después puedes filtrar por esa etiqueta y ver, de un vistazo, cuánto te ha costado en total ese viaje o esa obra, aunque el gasto esté repartido en decenas de movimientos de distintas categorías.

Las etiquetas se gestionan en Configuración → Etiquetas, pero se usan por toda la app: en los movimientos, en los recurrentes, en los filtros de varias pantallas y en los informes. No tienen pantalla propia porque su sitio natural es dentro de cada movimiento.

Etiquetas frente a categorías

Es fácil confundirlas al principio, pero cumplen papeles distintos:

• La categoría responde a «¿qué tipo de gasto o ingreso es?»: Comida, Gasolina, Nómina, Farmacia. Es única por movimiento y es la que alimenta los informes de gasto por naturaleza.
• La etiqueta responde a «¿a qué asunto pertenece?»: el viaje, la obra, el proyecto, el hijo. Es opcional, múltiple y transversal a las categorías.

Un mismo gasto de restaurante puede tener categoría Comida fuera y, a la vez, la etiqueta Viaje Roma. No compiten: se complementan.

Crear y gestionar etiquetas (Configuración → Etiquetas)

En Configuración, la pestaña Etiquetas es el centro de gestión. Arriba tienes el formulario para crear una etiqueta nueva; debajo, la lista de las que ya existen. Cada etiqueta tiene tres campos:

• Nombre (obligatorio, hasta 50 caracteres): cómo la reconoces («Viaje Roma», «Reforma baño», «Proyecto X»).
• Color: eliges uno de la paleta de colores disponibles. Es el color con el que se pinta la etiqueta como «chip» por toda la app, para localizarla de un vistazo.
• Icono (opcional): un icono que acompaña al nombre en el chip. Puedes quitarlo en cualquier momento.

Mientras rellenas el nombre, aparece una vista previa en vivo del chip tal como se verá. Pulsa «+ Crear» para guardarla. La lista de etiquetas activas te deja editar cada una (nombre, color, icono) sin salir de la pestaña.

Las etiquetas pertenecen a tu libro de cuentas: cada libro tiene su propio juego de etiquetas, aisladas del resto. Si eres un miembro de solo lectura, verás la pestaña pero no podrás crear ni editar.

Archivar y borrar

Cuando una etiqueta deja de tener sentido (el viaje ya pasó, la obra terminó), tienes dos opciones:

• Archivar: la retira del uso diario sin perder nada. Deja de aparecer en los selectores al etiquetar movimientos nuevos, pero se conserva en los movimientos que ya la tenían y sigues pudiendo filtrar por ella. Las archivadas se agrupan en una sección desplegable «Archivadas» al final de la lista, desde donde puedes desarchivarla cuando quieras.
• Borrar: es más tajante, pero Cuéntamo te protege. Si la etiqueta está en uso (asignada a algún movimiento o recurrente), al pulsar borrar se archiva en su lugar automáticamente, para no dejar huérfanos esos movimientos. Solo si no la usa nadie se elimina de verdad y para siempre.

En la práctica: archivar es lo habitual para etiquetas «cerradas»; borrar es para deshacer una que creaste por error. En una etiqueta ya archivada, la opción de borrado sí ofrece un borrado definitivo (te pide confirmación).

Asignar etiquetas a un movimiento

Etiquetas un movimiento desde su editor, en Movimientos. Tanto en el editor modal como en la edición en línea de la tabla hay un selector de etiquetas: un campo donde escribes para buscar y donde las etiquetas ya asignadas aparecen como chips de colores, cada uno con una para quitarlo.

Al escribir, se filtra la lista de etiquetas del libro y añades las que quieras (recuerda: varias por movimiento). Las etiquetas archivadas no aparecen en el desplegable, pero si el movimiento ya tenía una asignada, se sigue mostrando como chip (marcada como «arch.») para que no la pierdas de vista.

En la lista de movimientos, cada fila muestra sus etiquetas como pequeños chips (los primeros y un «+N» si hay más), así que se ve de un golpe qué está marcado y con qué.

Crear una etiqueta al vuelo

No hace falta ir a Configuración para estrenar una etiqueta. Desde el selector de etiquetas de un movimiento, si escribes un nombre que no existe todavía, aparece la opción «+ Crear etiqueta …» con el texto que has escrito. Al pulsarla, se abre un mini-formulario para elegir color e icono (con vista previa del chip), y al confirmar la etiqueta queda creada y asignada a ese movimiento en un solo paso.

Es la forma más rápida de empezar: creas «Viaje Roma» en el primer gasto del viaje y, a partir de ahí, ya está disponible en todos los demás. Las etiquetas creadas al vuelo son idénticas a las creadas en Configuración; puedes retocarlas allí después.

Etiquetas en los traspasos

Un traspaso es un movimiento con dos patas (la salida en una cuenta y la entrada en otra). Las etiquetas de un traspaso se comportan de forma especial: las dos patas comparten siempre las mismas etiquetas. Si añades o quitas una etiqueta en un lado del traspaso, el otro lado se actualiza en consecuencia. Así, al filtrar por una etiqueta, el traspaso aparece coherente por ambos lados y no se te descuadra el corte transversal.

Etiquetas en los recurrentes

Los recurrentes (plantillas de movimientos periódicos) también admiten etiquetas, con el mismo selector. Etiquetar un recurrente tiene una ventaja: cada movimiento que genera hereda esas etiquetas, así que un gasto mensual queda clasificado automáticamente sin que tengas que tocarlo cada vez.

Si editas las etiquetas de un recurrente ya existente y cambian respecto a las que tenía, Cuéntamo propaga el cambio a los movimientos futuros (previstos) que generó esa plantilla, para mantenerlos alineados. Los recurrentes tienen además un filtro por etiquetas en su listado.

Asignación por lotes

Cuando ya tienes muchos movimientos sin etiquetar, no hace falta ir uno a uno. Hay dos vías masivas:

• Desde Movimientos. Selecciona varios movimientos con las casillas y, en la barra de acciones por lotes, usa la acción de etiquetas. Eliges las etiquetas y un modo: Añadir (suma las etiquetas elegidas a las que ya tuviera cada movimiento) o Reemplazar (sustituye por completo el juego de etiquetas de cada movimiento por el que indicas).
• Desde Clasificación de conceptos. En la pantalla de Clasificación trabajas por concepto (todos los movimientos que se llaman igual). Puedes aplicar etiquetas por lotes a todos los movimientos de uno o varios conceptos a la vez, también con los modos Añadir / Reemplazar. Es la forma más eficiente de etiquetar históricos grandes de golpe.

Filtrar y analizar por etiqueta

Aquí es donde las etiquetas rinden. Puedes filtrar por una o varias etiquetas en varias pantallas:

• Movimientos: filtro multi-etiqueta que se combina con el resto (cuenta, categorías, fechas, tipo, ámbito). Perfecto para ver todos los movimientos de «Viaje Roma» y su suma.
• Análisis: la tabla mensual y los informes de gasto por categoría se pueden acotar a una etiqueta, para ver cómo se reparte por categorías y por meses el gasto de un proyecto. Al pinchar en una celda, la lista de movimientos que se abre arrastra el mismo filtro de etiquetas.
• Clasificación de conceptos y Recurrentes: ambos tienen su propio filtro por etiquetas para acotar el listado.

Con esto cierras el círculo: etiquetas al gastar (a mano, al vuelo, por recurrente o por lotes), y luego filtras para saber cuánto ha costado en total ese viaje, esa obra o ese proyecto — atravesando todas las categorías y todas las cuentas implicadas.

Ideas de uso

• Viajes y vacaciones. Una etiqueta por viaje: vuelos, hotel, comidas, transporte y ocio quedan sumados aunque cada uno sea de su categoría.
• Obras y reformas. «Reforma cocina» agrupa materiales, mano de obra y muebles para saber el coste real del proyecto.
• Personas o miembros de la familia. Etiquetar los gastos de cada hijo, para repartir o simplemente para saber cuánto suma cada uno.
• Eventos. Una boda, un cumpleaños, unas Navidades: todo el gasto de un evento bajo una etiqueta.
• Centros de coste o proyectos. Si llevas actividad, etiquetar por proyecto o cliente da un corte complementario al de las categorías.

No te pases con el número: unas pocas etiquetas bien elegidas rinden más que decenas que nunca vuelves a mirar. Cuando una etiqueta cumple su función, archívala y sigue.