Facturación

La pantalla Facturación es donde emites tus propias facturas: las creas, las revisas como borrador y las conviertes en documentos con numeración correlativa y un PDF listo para enviar al cliente. No confundas esto con los libros registro, que anotan las facturas (tuyas y de proveedores) a efectos de impuestos: aquí generas el documento; allí lo registras.

Es una funcionalidad nueva y opcional: puede requerir activación en tu libro de cuentas antes de aparecer en el menú. Si no la tienes activada, la sección no se muestra. Además, el motor de facturación está parametrizado por régimen fiscal y país: los tipos de impuesto que se ofrecen, la retención, las categorías especiales y las exigencias legales de emisión dependen del régimen activo de tu libro. Todo lo que se describe aquí se adapta a tu jurisdicción.

Tres tipos de documento: factura, proforma y presupuesto

En la parte superior hay tres pestañas, que son tres tipos de documento distintos:

• Facturas. El documento fiscal de verdad. Al emitirlo recibe un número correlativo definitivo y cuenta a efectos de impuestos.
• Proforma. Un documento sin efectos fiscales: una previsión de factura que le mandas al cliente antes de cerrar la operación.
• Presupuesto. También sin efectos fiscales: una oferta o cotización.

Proformas y presupuestos son idénticos de rellenar a una factura, pero no consumen numeración fiscal ni exigen los requisitos legales de emisión. Cuando el cliente acepta, puedes convertirlos en factura con un clic (lo vemos más abajo).

Antes de emitir: el perfil de emisor y las series

Para poder emitir facturas necesitas dos cosas, ambas en Ajustes (el botón de arriba te lleva a Configuración → Autónomos):

• Datos del emisor. Tu razón social, NIF y domicilio (dirección, código postal, ciudad, provincia, país). Es lo que aparecerá como remitente en cada factura. Sin la razón social y el NIF, Cuéntamo no te deja emitir y muestra un aviso para completarlos.
• Al menos una serie de facturación (solo para las facturas fiscales; las proformas y presupuestos crean la suya automáticamente).

Si el sitio detecta que tu régimen fiscal no soporta la emisión, verás un aviso indicándolo y los botones de crear/emitir quedarán desactivados. Es la forma de no emitir un documento que tu jurisdicción no admitiría.

Una vez emitas la primera factura con un NIF, ese NIF queda bloqueado en el perfil de emisor: no puede cambiarse, porque ya hay documentos legales expedidos a su nombre.

Las series de facturación

Una serie es una numeración correlativa independiente. Puedes tener varias en paralelo (por ejemplo una base sin prefijo, otra «EU» para clientes comunitarios, otra para un tipo concreto de trabajo). Cada serie lleva su propio contador, así que los números nunca se solapan entre series. Se gestionan en Ajustes, y cada una define:

• Prefijo. El texto que va tal cual delante del número. Si quieres un guion (por ejemplo «EU-1»), inclúyelo en el prefijo escribiendo «EU-».
• Dígitos. Los ceros a la izquierda, es decir cuántas cifras tiene el número (con 4 dígitos, la primera factura sería 0001).
• Año. Opcional; si lo pones, se intercala en el número.
• Nº inicial. El número por el que empieza a contar la serie.

Al configurarla, Cuéntamo muestra en vivo cómo quedará la primera factura. Una serie solo puede borrarse si aún no tiene ninguna factura emitida (de lo contrario romperías la correlación legal). Además de las series ordinarias, el modelo contempla series de tipo rectificativa y simplificada con su propia numeración, para cuando tu régimen las requiera.

El listado de facturas

Dentro de cada pestaña ves la tabla de documentos de ese tipo. Cada fila muestra:

• Número. El número completo (serie + número) una vez emitida; mientras es un borrador, aparece la etiqueta «(borrador)».
• Fecha de emisión.
• Destinatario: el nombre del cliente.
• Total con su divisa.
• Estado: un distintivo de color: Borrador (gris), Emitida (verde) o Anulada (rojo).

A la derecha de cada fila aparecen las acciones disponibles según el estado: Editar (solo borradores), PDF (borradores y emitidas), Convertir en factura (solo en proformas/presupuestos ya generados) y Anular (solo facturas fiscales emitidas). Puedes filtrar el listado por tipo de documento con las pestañas; el listado se recarga al cambiar de pestaña.

Crear y editar un borrador

Pulsa «+ Nueva factura» (o «Nueva proforma» / «Nuevo presupuesto» según la pestaña activa) para abrir el editor. El botón está desactivado si aún no puedes crear: para facturas fiscales, hasta que exista una serie; para el resto, hasta que completes el perfil de emisor.

El editor es una ventana con la cabecera de color, la cabecera de datos, las líneas y un pie con los totales. Todo lo que rellenes se guarda como borrador: puedes volver a editarlo tantas veces como quieras antes de emitirlo.

La cabecera del documento

En la parte de arriba del editor rellenas los datos generales:

• Serie (solo facturas): a qué serie correlativa pertenecerá.
• Cuenta de cobro (solo facturas): la cuenta asociada al documento, donde esperas recibir el pago.
• Fecha de emisión.
• Idioma: en qué idioma se generará el PDF (español o inglés), independientemente del idioma de la app.
• % IRPF: el porcentaje de retención que se resta del total. Solo aparece si tu régimen contempla retención en factura.
• Concepto (opcional): una descripción general del documento.

El destinatario (cliente)

El cliente se elige con el buscador de terceros: escribe para buscar o crear un cliente de tu directorio. Al seleccionarlo se rellenan solos su nombre, NIF y país. También puedes teclear los datos a mano (nombre, NIF y país en código ISO); si lo haces, se desvincula del tercero guardado.

Según el país del cliente y si tiene o no NIF, Cuéntamo ajusta automáticamente el tratamiento de impuestos de las líneas (siempre editable después):

• Cliente nacional: tipos de impuesto normales.
• Cliente extranjero con NIF (empresa): las líneas pasan a 0 % como no sujeto por localización, con un aviso explicando que si vendes bienes (entrega intracomunitaria o exportación) debes marcar la línea como exenta en lugar de no sujeta.
• Cliente extranjero sin NIF: se trata como impuesto normal (posible particular), con un aviso para que añadas el NIF si en realidad es una empresa.

Estos automatismos y avisos dependen de tu régimen; el objetivo es que no apliques por error el impuesto donde no toca.

Las líneas: cantidad, precio, descuento e impuesto

Cada línea es un concepto que facturas. Pulsa «+ Añadir línea» para sumar tantas como necesites, y la de cada una para quitarla. Por línea indicas:

• Descripción. Qué es ese concepto.
• Cantidad y precio unitario.
• % de descuento (opcional) sobre esa línea.
• Impuesto (IVA). Un desplegable con dos grupos:
  • Tipos: los tipos positivos que ofrece tu régimen (con su etiqueta, si la tiene).
  • Especiales: Exento (0 %), No sujeto e Inversión del sujeto pasivo. Estas categorías fijan el tipo a 0 y dejan constancia del motivo.

Si tu régimen no publica una lista de tipos, el impuesto se introduce como un porcentaje libre. Un tipo guardado que ya no esté en la lista del régimen se conserva para no alterar documentos previos.

Los totales

Al pie del editor, Cuéntamo calcula en vivo la base (suma de líneas con sus descuentos), el IVA, la retención de IRPF (restada, si la hay) y el total. Se marcan como aproximados: el cálculo definitivo y con validez legal se hace en el momento de emitir, para redondear cada tipo conforme a las reglas de tu jurisdicción.

Guardar, emitir y generar

En el pie de la ventana tienes tres acciones:

• Guardar borrador. Deja el documento a medias para seguir después. No consume numeración.
• Emitir (facturas) / Generar (proformas y presupuestos). Convierte el borrador en el documento definitivo.
• Eliminar borrador (al editar uno existente): lo descarta.

Al emitir una factura se le asigna su número correlativo definitivo dentro de la serie, pasa a estado «Emitida» y se genera su PDF. Según el régimen, la emisión puede añadir además metadatos de conformidad (por ejemplo un código de verificación o un QR) exigidos por la normativa antifraude aplicable en tu país. Emitir es una acción con efectos legales: una vez hecha, la factura ya no se edita.

El botón de emitir/generar se desactiva si todavía no cumples los requisitos (perfil de emisor incompleto o régimen no soportado), con una pista explicando qué falta.

Coherencia de fechas al emitir. Para no romper la numeración ni un periodo ya declarado, la emisión vigila la fecha:

• No puedes emitir con fecha anterior a otra factura ya emitida de la misma serie. La numeración de una serie debe ir en orden cronológico, así que esto es un bloqueo firme: si necesitas una fecha anterior, usa otra serie.
• Si la fecha cae en un trimestre natural ya cerrado (anterior al actual), Cuéntamo te avisa antes de emitir: si ya presentaste las declaraciones de ese periodo, emitir ahí podría alterarlo. Puedes confirmar y continuar si sabes lo que haces.

PDF: descargar y enviar

Desde el listado, el botón PDF abre el documento generado en una pestaña nueva, tanto de un borrador (previsualización) como de una factura ya emitida. Desde ahí puedes descargarlo o imprimirlo para hacérselo llegar al cliente.

El aspecto del PDF se configura una sola vez en Ajustes y se aplica a todas tus facturas: logo, color de marca, pie legal y un motor de plantilla con varias opciones: diseño (Clásica / Banda / Minimal), tipografía, tamaño de letra, densidad (normal o compacta), mostrar u ocultar la columna de descuento, un bloque de datos de pago (IBAN, forma de pago, vencimiento) y una nota de cierre (un «gracias por su confianza»). Un botón de vista previa te enseña cómo queda antes de guardar.

Convertir una proforma o presupuesto en factura

Cuando el cliente acepta un presupuesto o confirma una proforma ya generada, el botón «Convertir en factura» crea una factura en borrador con los mismos datos y líneas. La app te lleva automáticamente a la pestaña de Facturas y abre el borrador para que revises la serie, la fecha y demás antes de emitirla. El documento original de proforma/presupuesto se conserva.

Anular una factura emitida

Una factura ya emitida no se borra: si tienes que dejarla sin efecto, se anula. En el listado, la acción «Anular» marca la factura como Anulada (distintivo rojo) conservándola con su número, de modo que la correlación de la serie no se rompe y queda constancia de que existió y se dejó sin efecto.

Cuando tu régimen exige emitir una factura rectificativa (para corregir importes o datos de una factura ya expedida), se hace desde una serie de tipo rectificativa, con su propia numeración independiente. Los borradores, en cambio, sí pueden eliminarse sin más, porque nunca llegaron a ser un documento fiscal.