Facturas pendientes de cobro

La pantalla Facturas pendientes de cobro responde a una pregunta que todo autónomo se hace cada mes: ¿quién me debe dinero y desde cuándo? Reúne en un solo sitio todas tus facturas de ingreso que aún no están cobradas del todo, ordenadas y con su estado, para que veas de un vistazo cuánto tienes pendiente, qué facturas ya han vencido y con qué clientes conviene apretar.

No es un libro más ni una liquidación: es una herramienta de tesorería y reclamación. Se apoya en los mismos documentos fiscales que gestionas en los Libros registro (en concreto, las facturas emitidas del libro de ingresos), pero los mira desde el ángulo del cobro: cuánto has cobrado ya, cuánto falta, cuándo vencía y qué gestiones de cobro has hecho. Registrar bien tus facturas en el libro de ingresos es lo único que necesitas para que esta pantalla se rellene sola.

Es una función del módulo de Autónomos: sólo está disponible con Cuéntamo Más o durante la prueba del módulo. Si no tienes acceso, Cuéntamo te lleva a la pantalla de Autónomos.

Qué cuenta como «pendiente de cobro»

Aparece aquí toda factura de ingreso cuyo importe cobrado es menor que su importe fiscal. Es decir, facturas que has emitido o registrado y que tu cliente todavía no te ha pagado, o te ha pagado sólo en parte.

El importe pendiente de cada factura es la resta entre su importe fiscal (el total de la factura) y lo que ya se ha cobrado a través de los movimientos reales vinculados a ese documento. En cuanto los pagos vinculados igualan (o superan) el total de la factura, esta deja de considerarse pendiente y desaparece de la lista. Por eso la forma de «marcar cobrada» una factura no es un botón mágico: es vincularle el movimiento de cobro que entró en tu cuenta (lo vemos más abajo).

El vínculo entre factura y cobro se gestiona igual que en cualquier documento del libro: una factura puede cobrarse en un solo movimiento o en varios (cobros parciales o pagos aplazados). Todo eso se explica a fondo en los Libros registro.

Las tres tarjetas de resumen

Arriba del todo, tres tarjetas te dan la foto general en un segundo:

• Total pendiente: la suma de todo lo que te deben, contando sólo la parte no cobrada de cada factura. Es tu «cartera de cobro» en euros.
• Facturas vencidas: cuántas de las pendientes ya han pasado de su fecha de vencimiento. Se muestra en rojo cuando hay alguna, para que salte a la vista.
• Media de días hasta cobro: el promedio de días que tardan tus clientes en pagarte, calculado sobre tu histórico. Aparece sólo si Cuéntamo tiene datos suficientes y en pantallas anchas.

Filtrar por estado

Bajo las tarjetas hay una fila de botones para acotar la lista por estado de cobro:

• Todas: todas las facturas con algo pendiente.
• Vencidas: sólo las que ya han pasado su fecha de vencimiento sin cobrarse del todo. Son las urgentes.
• Cobro parcial: facturas de las que ya has cobrado una parte, pero no el total.
• Sin cobrar: facturas de las que no has cobrado nada todavía.

El filtro es un botón único (no se combinan): al pulsar uno, la lista y las tarjetas se recalculan para ese conjunto.

La lista de facturas

Cada factura pendiente es una tarjeta con tres líneas de información:

• Cliente y estado. A la izquierda, el nombre del cliente (con un pequeño punto de color de fiabilidad delante, si ese cliente tiene histórico); a la derecha, una insignia de estado: Pendiente (azul), Cobro parcial (ámbar) o Vencida (rojo). Cuando está vencida, la insignia añade entre paréntesis los días de retraso.
• Datos de la factura. El número de factura (si lo tiene), la fecha de la factura y la fecha de vencimiento. Si está vencida, el vencimiento se resalta en rojo. Si la factura no tiene fecha de vencimiento, se indica «Sin vencimiento».
• Importes y acciones. A la izquierda, el importe pendiente destacado y, si ya has cobrado algo, cuánto llevas cobrado entre paréntesis. A la derecha, la marca de tu último seguimiento (si lo hubo) y los botones de acción.

La fecha de vencimiento es la que define si una factura está vencida y cuántos días lleva de retraso. Se establece en el editor del documento (en el libro de ingresos, la fecha de vencimiento es uno de los campos de identificación). Sin fecha de vencimiento, la factura sigue contando como pendiente, pero nunca se marca como «vencida».

Los botones de cada factura

En cada tarjeta, a la derecha, tienes tres acciones:

• Ver en libro registro (icono de libro) : te lleva directamente a esa factura dentro del libro de ingresos, en su año, con el editor abierto. Útil para ver todo el detalle fiscal o para vincular el cobro.
• Editar factura (icono de lápiz) : abre el editor del documento en un panel lateral, sin salir de esta pantalla. Es el mismo editor de los Libros registro: desde su zona de «Movimientos vinculados» es donde vinculas el cobro (marcas la factura como cobrada al enlazarle el movimiento de entrada de dinero) o ajustas la fecha de vencimiento. Al guardar, la lista se actualiza sola y la factura desaparece si ha quedado cobrada del todo.
• Registrar seguimiento: despliega debajo un pequeño formulario para anotar tus gestiones de cobro (lo vemos en el siguiente apartado).

En resumen: para dar por cobrada una factura, entra en el editor (con «Editar factura» o «Ver en libro registro») y vincúlale el movimiento de cobro. El seguimiento, en cambio, no cobra nada: sólo deja constancia de las reclamaciones que vas haciendo.

Registrar el seguimiento de un cobro

Reclamar un cobro suele ser una serie de gestiones: una llamada, un email recordatorio, una promesa de pago… El botón Registrar seguimiento abre, bajo la factura, un formulario para dejar constancia de cada una:

• Descripción del seguimiento: un texto libre para anotar qué hiciste (por ejemplo, «Llamada, me pagan la semana que viene» o «Enviado segundo recordatorio por email»). Es obligatorio para poder guardar.
• Próximo seguimiento: una fecha opcional para recordarte cuándo volver a insistir.

Al guardar, la anotación se añade al historial de seguimientos de esa factura, que se muestra justo debajo del formulario (una línea por gestión). En la tarjeta, además, verás la marca de último seguimiento con su fecha, para saber de un vistazo cuándo fue la última vez que reclamaste. Así, cada factura lleva su propia bitácora de reclamaciones y nunca se te olvida a quién ya avisaste y a quién no.

La fiabilidad de tus clientes

Al final de la pantalla, un bloque plegable «Fiabilidad de clientes» resume el comportamiento de pago de cada cliente a partir de tu histórico de facturas. Para cada uno muestra:

• Pagadas: cuántas facturas te ha pagado de las que le has emitido (por ejemplo «7 / 9»).
• Vencidas: cuántas facturas suyas tienes ahora mismo vencidas sin cobrar. Se resalta en rojo si hay alguna.
• Media de días hasta cobro: cuánto tarda de media en pagarte.

Junto a cada cliente (y también delante de su nombre en la lista de facturas) hay un punto de color que resume su fiabilidad de un vistazo:

• Verde — buen pagador: paga la gran mayoría de sus facturas y lo hace pronto.
• Amarillo — pagador irregular: paga, pero de forma menos consistente.
• Rojo — mal pagador: acumula impagos, tiene facturas vencidas o paga poco.
• Gris: aún no hay suficiente histórico con ese cliente para valorarlo (hace falta más de una factura).

El semáforo es orientativo: te ayuda a decidir a quién exigir anticipo, con quién ser más flexible o a quién reclamar antes. Los clientes salen de tu directorio de terceros, así que cuanto mejor tengas identificados a tus clientes en las facturas, más fiable es este resumen.

Para qué sirve todo esto

El objetivo de esta pantalla es que no se te quede ningún cobro por el camino. En la práctica te sirve para:

• Saber en cualquier momento cuánto dinero tienes por cobrar y cuánto de eso ya está vencido.
• Priorizar tus reclamaciones: primero las vencidas y las de los clientes con peor historial.
• Llevar la bitácora de cada reclamación para no repetir avisos ni olvidarte de nadie.
• Distinguir de un vistazo a tus buenos pagadores de los problemáticos, con datos y no con la memoria.

Todo esto se alimenta solo de tus facturas de ingreso: si las registras bien en los Libros registro (o si emites tus facturas desde el propio módulo de facturación) y vinculas los cobros a medida que entran, este panel es siempre un reflejo fiel de tu tesorería. Y como el módulo fiscal de Cuéntamo se adapta a tu régimen y tu país, los conceptos que ves aquí —factura de ingreso, importe, cobro— funcionan igual sea cual sea tu jurisdicción.