Importar libros registro

Para qué sirve

Acabas de empezar con Cuéntamo y llevas medio año con tu contabilidad fiscal en una hoja de Excel, en el software de tu gestoría o en otro sitio. Reintroducir todo a mano es inviable. Esta herramienta lee ese fichero y crea los registros fiscales en Cuéntamo, intentando además vincularlos con los movimientos bancarios que ya tenías. Cubre los libros de Ingresos y Gastos (los más voluminosos; los de bienes y provisiones se gestionan a mano porque suelen ser pocos registros).

Formatos aceptados

CSV, XLS, XLSX y ODS. Cuéntamo detecta automáticamente el formato. Si tu fichero tiene filas de título antes de las cabeceras de columna, puedes indicar cuántas filas saltar al principio. También puedes elegir el formato de fecha (dd/mm/aaaa, mm/dd/aaaa o aaaa-mm-dd) según lo use el origen.

Los cuatro pasos

1. Subir el fichero. Lo arrastras o lo seleccionas. Cuéntamo muestra una vista previa de las primeras filas para que confirmes que lo está leyendo bien. Si tu fichero contiene datos de varios ejercicios, aparecen checkboxes para elegir cuáles quieres importar.
2. Mapear las columnas. Le dices a Cuéntamo qué columna de tu fichero es la fecha de factura, cuál el importe, cuál el concepto, cuál el NIF del tercero. Los campos disponibles son: fecha de factura (obligatoria), importe total o base imponible, fecha de pago, concepto, nº de factura, nombre del tercero, NIF, % IVA y fecha de registro. Si subes una exportación previa de Cuéntamo, este paso se salta porque las cabeceras se reconocen.
3. Revisar y emparejar. Cuéntamo busca para cada fila del fichero si hay un movimiento bancario que pueda corresponder. Más detalles abajo.
4. Aplicar. Confirmas y se crean los registros. La operación es idempotente: si vuelves a importar el mismo fichero, no genera duplicados.

El emparejamiento automático con tus movimientos

El paso interesante. Cuéntamo intenta vincular cada fila del fichero con un movimiento bancario que ya tengas. Lo busca por importe exacto (con tolerancia de 2 céntimos) y por fecha. Si la fila trae fecha de pago, busca con ±1 día. Si solo trae fecha de factura, busca con ±90 días (para cubrir cobros diferidos típicos del autónomo).

Cada fila aparece en la revisión con uno de estos estados:

• Vinculada (verde): se encontró un único movimiento que cuadra. Se creará el registro fiscal vinculado a él.
• Revisar (naranja): hay varios movimientos candidatos. Te toca elegir el correcto en un desplegable.
• Sin movimiento (gris): no hay ningún movimiento bancario que cuadre. Se creará el registro fiscal sin vincular. Lo verás en los libros como "Sin mov." y podrás vincularlo después a mano.
• Ya registrada (azul): el movimiento ya tiene un registro fiscal. Decides si conservas lo que hay o lo reemplazas con los datos del fichero.

Vincular registros "sin movimiento" después

Los registros importados que se quedaron sin emparejarse aparecen en la tabla de libros con la etiqueta "Sin mov." y sin número de anotación. No cuentan para la exportación Excel ni para los cálculos trimestrales (porque no representan dinero confirmado).

Para vincularlos: pulsas sobre la fila para abrir el panel lateral. En la sección "Movimiento vinculado" hay un buscador por concepto, fecha e importe (con tolerancia ±5 %). Eliges el movimiento correcto y pulsas Vincular. A partir de ahí, el registro pasa a ser un registro completo, con su número de anotación y su entrada en los cálculos.

Trucos

• Antes de importar, asegúrate de que los movimientos bancarios del periodo ya están en Cuéntamo (importados desde el extracto). Si no, todas las filas del fichero quedarán como "sin movimiento".
• Si el fichero viene de tu gestoría, suelen incluir un total con IVA y el % por separado. Mapea el total y el %, y Cuéntamo calculará la base.
• Si te equivocas con el mapeo, no pasa nada: cancela en el paso 3 y vuelve a empezar. Hasta que no pulsas "Importar" en el paso 4, no se crea nada.