Libros registro

La pantalla Libros registro es el corazón documental del módulo de autónomos. Aquí viven las facturas y demás documentos fiscales de tu actividad, organizados en los libros obligatorios que exige tu régimen. Cada documento guarda su importe fiscal propio (base, impuesto indirecto, retención…), su clasificación y su vínculo con los movimientos reales que lo pagan o lo cobran. Con eso, Cuéntamo calcula tus liquidaciones y resúmenes fiscales con exactitud.

Es importante entender la diferencia con la pantalla de Movimientos: un movimiento es dinero que entra o sale de una cuenta; un documento fiscal es la factura que respalda esa operación. No siempre coinciden uno a uno: una factura puede pagarse en varios plazos, y su importe fiscal puede diferir del importe que realmente movió la cuenta (comisiones, redondeos, diferencias de cambio). Los libros registro llevan la contabilidad de las facturas; los movimientos, la del dinero.

Cuéntamo crea automáticamente un documento fiscal cada vez que registras un movimiento de ámbito autónomo. Por eso, en el día a día muchos libros se rellenan solos y aquí solo completas los datos fiscales que falten. También puedes crear documentos «huérfanos» (sin movimiento) o importar tus libros desde una hoja de cálculo.

Los cuatro libros

En la parte superior hay una fila de pestañas, una por libro. Los nombres y el número de libros dependen de tu régimen fiscal (el motor de Cuéntamo es parametrizable por país y régimen), pero la estructura habitual es de cuatro:

• Ingresos: las facturas emitidas a tus clientes. La columna de tercero se titula «Cliente».
• Gastos: las facturas recibidas de tus proveedores. La columna de tercero se titula «Proveedor», y este libro añade una columna de fecha de registro.
• Bienes de inversión: los activos que amortizas a lo largo de varios años (equipos, mobiliario, vehículos…). Aquí el valor se registra en neto (sin el impuesto indirecto, que ya se deduce en el libro de gastos) y aparecen columnas de amortización: tipo de bien, porcentaje anual y una barra de progreso.
• Provisiones: provisiones de fondos y suplidos.

Al cambiar de pestaña se reinician los filtros de búsqueda y trimestre. El año se elige con las flechas junto al título; toda la pantalla (registros, cobertura y resumen) se refiere a ese ejercicio.

Crear e importar documentos

Arriba a la derecha tienes las acciones principales (en móvil se agrupan en un menú de tres puntos):

• Nuevo registro : crea un documento fiscal vacío del tipo del libro activo (ingreso o gasto) y abre el editor para que lo rellenes. Es la vía para dar de alta una factura que aún no tiene movimiento asociado.
• Buscar parejas: aparece en los libros de ingresos y gastos cuando hay documentos sin movimiento vinculado. Abre una ventana que propone, para cada documento huérfano, los movimientos reales de tu contabilidad que encajan por importe y fecha, para que los enlaces de un clic. Lo detallamos más abajo.
• Importar : sube tus libros desde un fichero (CSV/XLS/XLSX/ODS) con un asistente de detección, vista previa y mapeo de columnas. Útil si vienes de otra herramienta o de una exportación de tu gestoría.
• Exportar : descarga el libro activo del año en curso como Excel (XLSX), incluyendo los documentos huérfanos sin movimiento.

Junto a estos botones se muestra el indicador de cobertura («X de Y completos»): cuántos documentos del año tienen ya todos sus datos fiscales frente al total. Es tu termómetro de «qué me falta por rellenar».

Buscar y filtrar

Bajo las pestañas hay una barra de filtros que actúa sobre el libro y el año activos:

• Buscar: casilla de texto libre que compara concepto, nombre y NIF del tercero, número de factura, importe y fechas.
• Trimestre: «Todo el año» o un trimestre concreto (T1–T4). Filtra por la fecha efectiva de devengo del documento.
• Casilla IRPF: filtra por la casilla del IRPF asignada. Incluye la opción «Sin clasificar» para localizar los documentos a los que aún no has puesto casilla. La lista de casillas se adapta al tipo del libro (ingresos o gastos).
• Tercero: aparece cuando el libro tiene terceros; filtra por el nombre de un cliente o proveedor concreto.

Cuando hay filas visibles, justo debajo se muestra un resumen con la base total, el desglose del impuesto indirecto por cada tipo (por ejemplo «IVA 21%», «IVA 10%») y el total, más el número de registros. El resumen vive dentro de la cabecera fija, así que sigue visible mientras te desplazas por la tabla. En los libros de bienes de inversión y provisiones no se muestra este resumen de impuestos.

La tabla (escritorio)

En pantallas anchas los documentos se listan en una tabla potente pensada para revisar muchos registros:

• Cabecera congelada: los títulos de columna quedan fijos al desplazarte, para no perder la referencia.
• Columnas redimensionables: arrastra el borde de una cabecera para ajustar su ancho. Cada libro recuerda sus anchos en tu navegador; un enlace «↔ Restablecer columnas» los devuelve al valor por defecto.
• Ajuste por columna (wrap): puedes hacer que una columna concreta muestre su texto en varias líneas en lugar de recortarlo. El resto se recorta con puntos suspensivos y, al pasar el ratón por encima, muestra el texto completo.
• Ordenación: pulsa una cabecera ordenable (fechas, concepto, número de factura, tercero, NIF, importe) para ordenar; vuelve a pulsar para invertir. A igualdad, se desempata por fecha de factura y número.

Cada fila muestra su número de orden, las fechas, el concepto, el número de factura, el tercero con su NIF, la casilla IRPF (como una pequeña etiqueta con el código) y los importes (base, cuota del impuesto, retención y total, según el libro). El libro de bienes de inversión sustituye esas columnas por el tipo de bien, el porcentaje anual y una barra de progreso de amortización con su tooltip (base, coeficiente, amortización acumulada, valor neto y años).

Algunos indicadores por fila:

• Si el importe fiscal difiere de lo realmente pagado o cobrado, bajo el total aparece una nota «Dif:» con la diferencia.
• En facturas con varios tipos de impuesto, la columna del impuesto muestra la lista de tipos («21% · 10%»).
• Un aviso «!» marca los documentos sin movimiento vinculado (huérfanos), con un botón para borrarlos .
• Un símbolo ⚠ señala los documentos incompletos (les falta algún dato fiscal).
• Un icono ↻ indica que el documento proviene de un recurrente.

Al pulsar una fila se abre el editor del documento en un panel lateral.

Tarjetas (móvil)

En pantallas estrechas la tabla se convierte en tarjetas. Cada tarjeta resume el concepto (o el tercero), la fecha y el número de factura, el importe y unas insignias con el tipo de impuesto, la casilla IRPF, y avisos de «sin movimiento vinculado», «incompleto» o «incobrable». Pulsando la tarjeta se abre el mismo editor. La casilla de selección permite marcar varios documentos para la asignación por lotes.

Clasificación por lotes y asistente

Cada documento se asigna a una casilla del IRPF (la clasificación fiscal que alimenta el Resumen IRPF anual). Puedes hacerlo de tres formas: en el editor de cada documento, por lotes, o con un asistente de preguntas.

Para la asignación por lotes, marca las casillas de varias filas (o «marcar todo» en la cabecera). Aparece una barra con el número de seleccionados, un desplegable de casillas y un botón para aplicar la casilla a todos de golpe (o para borrarla). Desde esa misma barra puedes abrir el asistente.

El asistente de clasificación es un cuestionario que te lleva a la casilla correcta a base de preguntas. Cada opción trae ejemplos y contraejemplos al pasar el ratón (o pulsar la «i»), tiene botón «atrás» para rehacer el camino, y cuando llega a una hoja te muestra el código de casilla y la asigna. El árbol de preguntas se adapta a tu jurisdicción y al tipo (ingreso o gasto).

Entradas previstas

Los documentos ligados a un movimiento previsto (aún no real) y sin fecha de factura no se mezclan con el libro: se listan aparte, al final, bajo el epígrafe «Entradas previstas», con estilo tenue y borde discontinuo. Son facturas que llegarán pero que todavía no se han devengado ni cobrado/pagado; el Resumen IRPF no las cuenta hasta que llega su fecha. Puedes pulsarlas para editarlas igual que las demás.

El editor del documento: la ficha

Al abrir un documento aparece un panel lateral. Arriba, una ficha visual resume de un vistazo lo esencial: una etiqueta de Ingreso/Gasto, el nombre del tercero, la línea de NIF · número de factura · fecha, y el bloque de importes (base → impuesto → total, o solo el total si no hay impuesto). Debajo, unas insignias de estado: el estado de cobro/pago, si la operación es exenta o no sujeta, la casilla IRPF asignada y, en gastos con deducibilidad no estándar, el porcentaje de afectación.

Bajo la ficha, el resto del editor se organiza en zonas plegables (acordeón): solo una está abierta a la vez, y cada cabecera muestra una pista con su contenido actual. Las zonas son: Identificación, Importe e impuestos, Deducibilidad, Amortización, Movimientos vinculados y Notas. Al terminar, el botón Guardar del pie confirma los cambios.

Zona: Identificación

Los datos que identifican la factura:

• Tercero: un campo con autocompletado contra tu directorio de terceros. Al elegir uno existente se rellenan su nombre y NIF; si escribes uno nuevo, se dará de alta al guardar.
• NIF del tercero (la etiqueta se adapta a tu régimen) y número de factura, en la misma línea.
• Sin número de factura: casilla para registros legítimos sin numeración (tickets, algunos gastos). Al marcarla, el número queda deshabilitado y el documento no cuenta como incompleto por ese motivo.
• Fecha de factura y, según el tipo, fecha de registro (gastos) o fecha de vencimiento (ingresos). Si la fecha de factura es de un año anterior al del libro, se muestra un aviso.

Zona: Importe e impuestos

El núcleo fiscal del documento:

• Importe fiscal: el total de la factura (con el impuesto indirecto incluido). Es el importe propio del documento y puede diferir del movimiento que lo paga. Si difiere, se avisa de la diferencia. Debajo, Cuéntamo calcula y muestra la base imponible y la cuota del impuesto, y marca con una insignia si el bien es de escaso valor.
• Impuesto indirecto (IVA u equivalente según tu régimen): un desplegable con los tipos disponibles más las opciones Exenta y No sujeta. Un botón «✨ asistente» abre una pregunta interactiva que decide entre exenta y no sujeta según sea ingreso o gasto; al elegir una de esas opciones se muestra una ayuda contextual.
• Retención (IRPF): el porcentaje de retención, solo en gastos.
• Clasificación fiscal: el desplegable de casilla IRPF, con el mismo asistente de preguntas descrito arriba («¿No sabes cuál? Te ayudo →») y la ayuda de la casilla elegida.
• Operación intracomunitaria: cuando el tercero está enlazado, un selector (servicios / bienes / mixto) para operaciones con la UE. En los regímenes que lo aplican, avisa de la autorrepercusión del impuesto.
• Inversión del sujeto pasivo (nacional): casilla en gastos para las facturas nacionales recibidas sin IVA que tú, como receptor, autoliquidas — típico de la ejecución de obra en construcción (art. 84.Uno.2º f). Cuéntamo lo repercute y lo soporta a la vez (neutro si es deducible) en la liquidación trimestral. A diferencia del intracomunitario, no va al modelo 349 (es una operación interior). Solo aparece cuando el impuesto indirecto del régimen es deducible (IVA/IGIC).
• Provisión de fondos: casilla en gastos para marcar el documento como provisión/suplido.
• Fecha de la operación: un sub-bloque avanzado y opcional para fijar la fecha de devengo cuando difiere de la de factura; determina a qué periodo se imputa.

Desglose por tipos de IVA (líneas)

Una factura puede mezclar varios tipos de impuesto (por ejemplo, parte al 21% y parte al 10%). Para eso, en la zona de Importe e impuestos hay un interruptor «Desglosar por tipos de IVA». Al activarlo, en lugar de un importe y un tipo únicos, editas una tabla de líneas, cada una con:

• Concepto, base y tipo de impuesto; la cuota de la línea se calcula sola.
• En gastos, un selector de impuesto deducible por línea (hereda del documento, 100%, 50%, 0% u otro porcentaje).
• Una casilla IRPF por línea (si la dejas en «heredar», usa la del documento).

Puedes añadir y quitar líneas; al pie se totalizan la base, el impuesto y el total. Con líneas activas, el importe del documento pasa a ser la suma de las líneas y el tipo único se anula; la ficha muestra la lista de tipos aplicados. Es el modelo conforme a la normativa de facturación (una factura multi-tipo es un único asiento con desglose). Sin líneas, el documento funciona exactamente igual que siempre, con su importe y su tipo únicos.

Cuando un documento tiene líneas, sus datos de impuesto se editan aquí, en el documento, no en el movimiento: los editores de movimiento muestran un aviso de solo lectura que enlaza al documento.

Zona: Deducibilidad (gastos)

En los gastos, esta zona controla en qué medida el documento es deducible, con un selector de situación:

• Heredar (si hay un perfil por categoría o etiqueta): usa los porcentajes que hayas definido en Configuración. Se muestra de dónde hereda.
• Totalmente deducible: afectación y impuesto deducible al 100%.
• Vehículo (50/50): afectación 50% e impuesto deducible al 50%, el caso típico del vehículo de uso mixto.
• Sin impuesto deducible: afectación 100% pero impuesto deducible 0% (por ejemplo comidas).
• Uso parcial: dos campos para fijar a mano el % de afectación (IRPF) y el % de impuesto deducible.

Estos porcentajes de este documento son un override sobre el perfil heredado. La regla de deducibilidad efectiva y su efecto en los cálculos se explican en detalle en Deducibilidad. En resumen: el impuesto no deducible pasa a formar parte del coste deducible en el IRPF, y los bienes amortizables amortizan sobre ese coste.

Zona: Amortización (gastos)

Si el gasto es un bien de inversión que se amortiza en varios años, marca «amortizable». Se despliega un pequeño asistente de amortización:

• Eliges el tipo de bien (equipos, mobiliario, vehículos…) de las tablas oficiales de tu régimen.
• Cuéntamo propone el coeficiente anual por defecto (el máximo de tablas) y puedes ajustarlo con atajos de mínimo/máximo. Si el régimen lo permite y eres empresa de reducida dimensión, ofrece la amortización acelerada (por un factor). Avisa si el porcentaje se sale del rango de tablas y estima en cuántos años se amortizará el bien.
• Para bienes de escaso valor bajo el tope anual, propone automáticamente la libertad de amortización (deducir el 100% de golpe). También ofrece libre amortización en los casos que el régimen contempla (por ejemplo I+D), con su aviso.

Al guardar, el bien pasa al libro de bienes de inversión, donde verás su calendario y su progreso de amortización.

Zona: Movimientos vinculados (pagos)

Una factura puede pagarse o cobrarse en varios movimientos (pagos aplazados o parciales). Esta zona muestra una barra de progreso (pagado sobre el total fiscal) y la lista de pagos vinculados, cada uno con su concepto, fecha e importe, y botones para editar el movimiento o desvincularlo. Los pagos que aún son previstos se marcan como tales.

Para añadir un pago, el botón «Vincular movimiento existente» abre un buscador de candidatos: filtras por real/previsto, texto, rango de fechas e importe, y Cuéntamo prioriza los que encajan (marca coincidencia exacta o aproximada). Si el movimiento ya estaba enlazado a otro documento, pide confirmar la reasignación; si es un movimiento personal, avisa antes de vincularlo. Cuando la factura y sus pagos no cuadran por diferencia de cambio, ofrece crear un ajuste automático.

Debajo, un selector de estado de cobro/pago te permite dejarlo en automático (calculado a partir de los pagos) o forzarlo a impagado, parcial, pagado o incobrable (con motivo). Y un sub-bloque de pagos aplazados configura el número de cuotas y su frecuencia; puede incluso generar un recurrente que cree las cuotas futuras. Todo esto se explica a fondo en Pagos aplazados.

Zona: Notas

Un campo de texto libre para cualquier anotación sobre el documento (referencias internas, aclaraciones, etc.). Cuando marcas un documento como incobrable, aquí también se guarda el motivo.

Buscar parejas: enlazar documentos huérfanos

Cuando importas facturas o creas documentos sin movimiento, quedan huérfanos (marcados con «!»). El botón «Buscar parejas» abre una ventana que, para cada documento huérfano de ingresos o gastos, propone los movimientos reales de tu contabilidad que encajan por importe y fecha. Cada candidato muestra su concepto, importe y fecha, y avisa si es previsto o si es un movimiento personal (en cuyo caso pide confirmación). Al pulsar «Enlazar», el documento y el movimiento quedan casados y desaparecen de la lista de pendientes.

También puedes borrar un documento huérfano directamente desde su fila si no corresponde a ningún movimiento.

Importar y exportar Excel

La exportación descarga el libro activo del año como un fichero XLSX con todas sus columnas, incluidos los documentos huérfanos. Es lo que puedes entregar a tu gestoría o guardar como copia.

La importación (libros de ingresos y gastos) sube un fichero CSV/XLS/XLSX/ODS y lo procesa con un asistente en pasos: detección del formato, vista previa de cómo se han interpretado las filas, mapeo de columnas (fecha de factura, importe, concepto, número, tercero, NIF, tipo de impuesto, retención…) y aplicación. Durante la vista previa, Cuéntamo detecta filas que ya existen o que pueden emparejarse con movimientos y te deja decidir qué crear, enlazar o saltar. Es distinta de la importación de extractos bancarios: aquí importas facturas, no movimientos de cuenta.

Un módulo parametrizable

Todo lo dependiente del país y del régimen fiscal —el número y los nombres de los libros, el impuesto indirecto (IVA u otro), si hay retenciones, los tipos disponibles, las casillas del IRPF, las tablas de amortización, la etiqueta del NIF— sale de tu régimen activo, no está grabado a fuego. Los libros registro y su editor se adaptan a lo que corresponda a tu actividad.

Los libros registro forman parte del módulo de autónomos. Su activación, el régimen y la visión general del módulo se explican en Autónomos; los cálculos que se alimentan de estos libros (liquidaciones trimestrales y Resumen IRPF), en Previsión fiscal.